1. Thông tin đầy đủ của bên cho thuê và bên thuê

Hợp đồng cần xác định rõ người tham gia giao dịch.

Nên có:

• Họ và tên.
• CCCD/hộ chiếu.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ liên hệ.
• Thông tin giấy phép lái xe.
• Người trực tiếp nhận và sử dụng xe nếu khác người ký hợp đồng.

Thông tin trong hợp đồng nên được đối chiếu với giấy tờ thực tế của khách thuê.

Đây cũng là lý do chủ xe nên xác minh thông tin khách hàng trước khi ký và giao xe, thay vì chỉ ghi lại thông tin do khách tự cung cấp.

2. Bổ sung 02 người liên hệ khẩn cấp

Đây là một nội dung rất thực tế nhưng thường bị bỏ qua.

Chủ xe nên yêu cầu khách thuê cung cấp 02 người liên hệ khẩn cấp, ưu tiên người thân hoặc người có mối quan hệ rõ ràng với khách thuê.

Thông tin nên bao gồm:

• Họ tên.
• Số điện thoại.
• Mối quan hệ với khách thuê.

Ví dụ:

Người liên hệ 1: Nguyễn Văn A – Bố – 09xxxxxxxx
Người liên hệ 2: Trần Thị B – Vợ – 09xxxxxxxx

Mục đích của thông tin này là để sử dụng trong những trường hợp bất trắc như:

• Khách gặp tai nạn.
• Khách gặp sự cố nghiêm trọng trên đường.
• Khách mất liên lạc.
• Phát sinh tình huống khẩn cấp liên quan trực tiếp đến quá trình thuê xe.

Việc thu thập và sử dụng thông tin của người liên hệ khẩn cấp cần tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

3. Ghi đầy đủ thông tin chiếc xe

Hợp đồng cần xác định chính xác tài sản được cho thuê.

Nên ghi:

• Hãng xe.
• Model/phiên bản.
• Biển số.
• Màu xe.
• Số khung.
• Số máy.
• Số km tại thời điểm giao xe.
• Mức nhiên liệu.
• Các phụ kiện đi kèm.

Thông tin càng đầy đủ thì càng dễ đối chiếu khi nhận lại xe hoặc khi phát sinh tranh chấp.

4. Xác định chính xác thời gian thuê

Không nên chỉ ghi:

“Khách thuê xe 3 ngày.”

Nên ghi rõ:

Ngày, giờ nhận xe và ngày, giờ trả xe.

Đồng thời cần quy định:

• Cách tính thời gian thuê.
• Phí quá giờ nếu có.
• Thời hạn trả xe.
• Cách thức yêu cầu gia hạn.
• Trách nhiệm khi khách trả xe muộn.

Việc ghi rõ thời gian đặc biệt quan trọng khi chiếc xe có nhiều khách đặt liên tiếp.

5. Có sẵn điều khoản gia hạn Hợp đồng

Đây là điều khoản rất nên có trong hợp đồng cho thuê xe tự lái.

Trong thực tế, khách hàng có thể muốn thuê thêm một hoặc vài ngày khi Hợp đồng hiện tại vẫn còn hiệu lực. Nếu mỗi lần gia hạn đều phải ký lại toàn bộ hợp đồng thì vừa mất thời gian vừa tạo thêm thủ tục không cần thiết.

Có thể xây dựng điều khoản theo hướng:

Gia hạn Hợp đồng: Bên thuê có thể đề nghị gia hạn thời gian thuê khi Hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Việc gia hạn được thực hiện thông qua hình thức nhắn tin hoặc xác nhận điện tử trên kênh liên lạc giữa hai bên. Khi Bên cho thuê xác nhận đồng ý, nội dung trao đổi về thời gian và chi phí gia hạn được xem là thỏa thuận gia hạn và là một phần không tách rời của Hợp đồng. Hai bên không bắt buộc phải ký lại Hợp đồng. Các điều khoản khác của Hợp đồng tiếp tục có hiệu lực trong thời gian gia hạn, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.

Nội dung xác nhận gia hạn nên thể hiện tối thiểu:

Thời gian gia hạn + thời điểm trả xe mới + chi phí thuê phát sinh.

Lưu ý: Điều khoản sử dụng hình thức xác nhận điện tử nên được rà soát để phù hợp với pháp luật và cách thức lưu trữ bằng chứng mà doanh nghiệp/chủ xe đang áp dụng.

6. Quy định rõ giá thuê, tiền cọc và các khoản phí

Hợp đồng nên tách riêng:

• Giá thuê.
• Tiền đặt cọc.
• Phí giao nhận.
• Phí quá giờ.
• Phí vượt km.
• Phí vệ sinh nếu có.
• Nhiên liệu.
• ETC.
• Phí cầu đường.
• Các khoản chi phí phát sinh.

Không nên sử dụng những điều khoản quá chung chung như:

“Khách chịu mọi chi phí phát sinh.”

Tốt hơn là xác định rõ trường hợp nào phát sinh và cách tính như thế nào.

7. Quy định rõ về tiền đặt cọc

Hợp đồng cần ghi rõ:

• Số tiền đặt cọc.
• Hình thức đặt cọc.
• Thời điểm đặt cọc.
• Điều kiện hoàn cọc.
• Trường hợp được khấu trừ.
• Thời gian hoàn cọc.
• Cách xử lý các khoản chi phí chưa xác định tại thời điểm trả xe.

Đồng thời cần phân biệt rõ:

Tiền đặt cọc ≠ tiền phạt ≠ tiền bồi thường thiệt hại.

8. Ghi nhận tình trạng xe khi bàn giao

Đây là một trong những phần quan trọng nhất của hợp đồng.

Chủ xe nên lập biên bản hoặc ghi nhận hình ảnh/video về:

• Ngoại thất.
• Nội thất.
• Vết xước.
• Vết móp.
• Kính.
• Lốp.
• Mâm.
• Đèn.
• Mức nhiên liệu.
• Số km.
• Phụ kiện.
• Chìa khóa.
• Giấy tờ xe.

Nên chụp ảnh/video trước khi giao xe và khi nhận lại xe.

Những dữ liệu này có thể giúp hai bên đối chiếu tình trạng xe nếu phát sinh tranh chấp.

9. Quy định ai được phép sử dụng và điều khiển xe

Hợp đồng nên quy định rõ:

• Ai được phép lái xe.
• Có được cho người khác lái hay không.
• Có được cho thuê lại hay không.
• Có được chuyển giao xe cho bên thứ ba hay không.

Đặc biệt nên có điều khoản cấm các hành vi như:

Cầm cố, thế chấp, bán, chuyển nhượng hoặc giao xe cho bên thứ ba trái phép.

10. Quy định về mục đích sử dụng xe

Hợp đồng nên xác định những hành vi bị cấm hoặc hạn chế theo thỏa thuận và pháp luật.

Ví dụ:

• Sử dụng xe vào mục đích trái pháp luật.
• Đua xe.
• Tự ý thay đổi kết cấu xe.
• Tự ý sửa chữa.
• Cho người khác sử dụng trái phép.
• Tự ý tháo hoặc ngắt GPS nếu có.
• Sử dụng xe sai mục đích đã thỏa thuận.

11. Quy định về phạt nguội, ETC và các khoản phí giao thông

Cần xác định rõ trách nhiệm đối với:

• Phạt nguội.
• ETC.
• Phí cầu đường.
• Phí đỗ xe.
• Vi phạm giao thông.
• Các khoản phí phát sinh trong thời gian thuê.

Đặc biệt cần quy định cách xử lý khi phạt nguội được thông báo sau khi khách đã trả xe.

12. Quy định khi xảy ra tai nạn hoặc hư hỏng

Hợp đồng cần quy định khách phải làm gì khi xảy ra sự cố.

Có thể bao gồm:

• Thông báo cho chủ xe.
• Liên hệ cơ quan chức năng khi cần thiết.
• Liên hệ bảo hiểm.
• Không tự ý sửa chữa nếu chưa được thống nhất.
• Ghi nhận hình ảnh hiện trường.
• Cung cấp thông tin liên quan.
• Phối hợp xác định thiệt hại.

Không nên chỉ ghi:

“Khách chịu toàn bộ chi phí sửa chữa.”

Trách nhiệm cần được xác định dựa trên nguyên nhân, mức độ thiệt hại, thỏa thuận và quy định pháp luật liên quan.

13. Quy định khi khách quá hạn hoặc không trả xe

Đây là điều khoản đặc biệt quan trọng với chủ xe.

Hợp đồng nên có phương án xử lý khi:

• Khách quá hạn trả xe.
• Không liên lạc được.
• GPS mất tín hiệu.
• Khách tự ý giao xe cho người khác.
• Xe bị mất.
• Có dấu hiệu xe bị cầm cố hoặc thế chấp.

Các bước xử lý cần phù hợp với pháp luật và không nên tự ý sử dụng các biện pháp cưỡng chế trái quy định.

14. Quy định về GPS và thiết bị trên xe

Nếu xe có GPS, hợp đồng nên thông báo rõ:

• Xe có sử dụng thiết bị định vị.
• Mục đích sử dụng.
• Dữ liệu nào được thu thập.
• Phạm vi sử dụng dữ liệu.
• Trách nhiệm bảo quản thiết bị.
• Xử lý khi thiết bị gặp lỗi.
• Quy định khi khách tự ý tháo hoặc ngắt thiết bị.

15. Quy định về dữ liệu cá nhân

Trong quá trình thuê xe, chủ xe có thể xử lý:

• CCCD.
• GPLX.
• Số điện thoại.
• Hình ảnh.
• Thông tin giao dịch.
• Người liên hệ khẩn cấp.
• Dữ liệu GPS nếu có.

Vì vậy, cần chú ý đến:

Mục đích thu thập → phạm vi sử dụng → lưu trữ → bảo vệ → chia sẻ dữ liệu.

Không nên thu thập hoặc sử dụng dữ liệu vượt quá nhu cầu cần thiết.

Hợp đồng tốt cần đi cùng xác minh khách thuê

Hợp đồng giúp hai bên xác định quyền và trách nhiệm.

Nhưng trước khi ký hợp đồng và giao xe, chủ xe vẫn cần biết mình đang giao tài sản cho ai.

Đây là lúc các công cụ như RentID có thể hỗ trợ chủ xe ở khâu xác minh thông tin, kiểm tra khách thuê và ghi nhận các trường hợp có vấn đề.

Thay vì chỉ dựa vào lời giới thiệu của khách, chủ xe có thể chủ động kiểm tra thông tin trước khi quyết định giao xe.

Hợp đồng giúp quản lý trách nhiệm.
Xác minh khách thuê giúp chủ động phòng ngừa rủi ro.